BUILD 2014, behind the scenes

Een van de belangrijkste conferenties voor ons team is BUILD. Op deze conferentie konden we eindelijk het nieuwe Windows Phone 8.1 aankondigen. We zijn al zeer lang met dit product bezig maar daar kon ik uiteraard niets over vertellen en schrijven. Vauit ons team waren we betrokken bij de content van de conferentie (70 sessies over Windows en Windows Phone). De Microsoft booth (6000 square feet) and ik was gevraagd om het demo team te ondersteunen bij de keynote op dag 1 en dan voornamelijk het gedeelte voor de developer demo’s.

WP_20140401_17_04_05_Pro

Dit was de eerste keer dat ik zo betrokken was bij de organisatie van een conferentie als BUILD. Ik had niet gedacht dat er zoveel werk wordt gestoken in de voorbereiding van een keynote.

De keynote op dag 1 bestond uit een aantal gedeeltes. Joe Belfiore die Windows Phone 8.1 en Windows 8.1 Update aankondigt (met de daarbij behorende demos), David Treadwell praat over de developer mogelijkheden van deze nieuwe updates en Terry Myerson die praat over The Internet of Things, toekomst etc.

Het demo team heeft van te voren alle keynotes helemaal uitgestippeld. Wat is de boodschap die moet overkomen, wat gaan we wanneer vertellen en in welke volgorde. Letterlijk wordt het energie nivo van minuut tot minuut uitgetekend om te proberen en zo goed mogelijke show van 2.5 uur neer te zetten.

Een van de dingen die uitgezocht moest worden is hoeveel devices we nodig hadden. Als je op een gegeven moment demo’s geeft wil je weten welke telefoon je nodig hebt. Welke laptop/tablet of pc wil je gebruiken. Je wilt niet alleen maar Surface tablets gebruiken maar ook devices van andere leveranciers. Willen we een Lumia 1520 of een Lumia 520 gebruiken voor een bepaalde demo etc.

Veel developer demo’s hebben afhankelijkheden met een bepaalde versie van Visual Studio of de nieuwe (en nog niet helemaal klaar) Windows Phone SDK. Als er tussen de verschillende versies problemen zijn moet je dat van te voren weten en extra pc’s regelen.

Uiteindelijk stonden er 12 pc’s klaar voor alle developer demo’s. 2 machines voor elke demo. Alles wordt dubbel uitgevoerd. Mocht er dan een probleem ontstaan op de primaire machine dan kun je meteen switchen naar de andere machine. Tijdens de keynote wordt er dus ‘geshadowed’ als je dan de machine moet switchen dan is de backup precies op dezelfde plek als de primaire machine.

Hieronder shadowt Tim Heuer tijdens de dev demo van Kevin Gallo.

WP_20140402_09_46_48_Pro

We hadden een speciale ruimte op campus ingericht waar alle spullen stonden en waren ingericht. Daar hebben we een aantal keren de demo’s geoefend met de personen die deze hadden ontwikkeld. Op een gegeven moment komen dan Terry Myerson, Joe Belfiore en David Treadwell langs om ook een keer door de hele flow heen te lopen en feedback te geven. Ook konden ze er terecht om bepaalde demo’s te oefenen.

Alle configuraties voor de developer pc’s met visual studio en de SDK’s heb ik gedaan. Dit moest allemaal van te voren gebeuren want alles moest in kisten en verstuurd worden naar San Francisco.

In SF heb ik de boel weer gecontroleerd. Alle laatste demo’s op de machines gezet (dat veranderde per dag). Laatste versie van de SDK was ondertussen ook klaar. Toen kon men oefenen en dry-run’ doen. Op maandag en dinsdag werd er nog geoefend. Op dinsdag avond zijn we tot 12 uur ‘s nachts bezig geweest (inclusief Joe, Terry, David en Stephen Elop)

Voor elke demo waren dus de pc’s neergezet. Zijn de telefoons klaar gemaakt (elke telefoon moet een bepaald startscherm krijgen, persoonlijke account van elke presentator, inclusief facebook, mail etc)

Dus al met al best veel werk, inrichten van alle demo machines, maken van alle demos. Oefenen, geluid, licht, camera werk etc.

Tijdens de dry-runs wordt ook gekeken welke demo’s wel of niet goed werken. Uiteraard is alles helemaal gescript, maar de demo’s zijn wel echt. Als iets niet goed werkt of twijfelachtig is dan wordt het geschrapt. Toch gingen er helaas nog wel een paar Cortana demo’s mis die het tijdens de dry-runs gewoon 100% deden. Raar blijft dat.

Voor het ‘enterprise’ gedeelte van Joe Belfiore had ik gezorgd dat de juiste policies waren aangemaakt op de MDM server (applicaties geblokkeerd, mail geconfigureerd, paar enterprise apps gedeployed, VPN en certificaten moesten worden uitgerold etc). Ik had ook nog een app met t-shirt designs gemaakt die liet zien hoe de nieuwe templates voor de live tiles eruit konden zien. Deze stond op het startscherm van de MDM geconfigureerde telefoon van Joe Belfiore. Ook kwam mijn naam nog even op het scherm te staan als hoofd t-shirt designer :D. Helaas stond niet mijn rubber duck appje meer op het startscherm maar wordament. Dat is op de dinsdagmiddag nog aangepast helaas.

Als je dan achter de schermen loopt zie je pas hoeveel mensen er nodig zijn om zo’n show neer te zetten. Er zit bijvoorbeeld ook iemand die realtime de ondertiteling verzorgt tijdens de keynotes. Ook staat er iemand in de zaal om te vertalen in gebarentaal.

WP_20140402_07_34_46_Pro

Wat ook wel leuk was om te zien was dat echt iedereen nerveus is voor ze het podium op moeten. Dus ook Terry, Joe en David waren nerveus. En ook zijn ze heel blij als ze weer het podium aflopen en alles is goed gegaan. De demo mannen staan ook te high-fiven als de demo is gelukt. Het is echt zenuwslopend om achter de schermen mee te kijken wat er op het podium gebeurd. Super leuk om te doen.

Na de keynote heb ik op de 2e dag smiddags nog een presentatie gegeven aan een aantal analisten van IDC, Kanta, Forrester, Gartner etc. Over ons converged developer verhaal. Erg leuk om te doen. Maar zit nu wel gesloopt thuis J

Volgende conferentie zijn TechEd NA en TechReady 19 (die planning begon al voor BUILD)

 

Ik heb een video gemaakt met wat ‘behind the scenes’ materiaal.

Alle BUILD videos kun je hier vinden: http://channel9.msdn.com/events/build/2014

De Keynote van dag 1 vind je hier: Day 1 Keynote